Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?
Чек-лист представляет собой удобный инструмент контроля сложных рабочих процессов. В настоящее время многие производственные предприятия ведут свою деятельность в режиме многозадачности. Это усложняет процесс контроля над своевременным и качественным выполнением всех операций, а также соблюдением норм и правил безопасности. Однако, используя чек-листы, руководители подразделений могут оптимизировать этот процесс. Правильное применение чек-листов позволяет экономить время сотрудников и повышать эффективность их работы. В данной статье мы расскажем, как сделать чек-лист, как правильно его использовать и какие существуют способы автоматизации контроля.
Что такое чек-лист, для чего он нужен и какие задачи можно с помощью него решить? Этот термин означает «контрольный список». Он может применяться как на работе, так и в повседневной жизни. Речь сегодня пойдет о его использовании на производственных предприятиях.
Как известно, в производственной сфере любая мелочь важна и может повлечь за собой серьезные последствия. Одним из способов избежать ошибок и несоблюдения техники безопасности является система чек-листов. Чек-лист – это перечень пунктов, которые необходимо выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Это позволяет не упустить из виду ни одной важной мелочи и повысить качество выполнения работ.
Чек-листы также помогают избегать повторяющихся ошибок. Руководители, которые постоянно практикуют применение чек-листов, видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем.
Кроме того, чек-листы улучшают дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует сотрудников, которые знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
Чек-листы помогают быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
Также чек-листы экономят рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
Наконец, система чек-листов позволяет освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.
Наличие чек-листов на производстве позволяет организовывать работу и контролировать ее выполнение. Они могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Сфера применения чек-листов на производстве широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.
Чек-листы являются эффективным инструментом для повышения эффективности работы на любом промышленном предприятии.
Как создать эффективный чек-лист
Руководители подразделений и должностные лица, ответственные за рабочие процессы на производстве, разрабатывают и составляют чек-листы. Они же контролируют, чтобы все пункты списка были выполнены.
Составление чек-листа является сложной задачей, которую можно выполнить успешно, если при его разработке и внедрении следовать определенным правилам. Нередко руководители допускают ошибки, из-за которых чек-листы становятся еще большей проблемой вместо решения задач.
Для создания эффективного чек-листа необходимо следовать следующему алгоритму:
- Разделить задачу на этапы
- Детализировать каждый этап
- Продумать возможные ошибки
- Протестировать чек-лист
Чек-лист должен иметь своеобразный каркас, который разделен на этапы. Например, чек-лист по технике безопасности можно разбить на разделы: "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
Каждый этап должен быть разбит на отдельные операции. Например, в пункте "Электробезопасность" можно выделить следующие подпункты: "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами" и другие.
Необходимо продумать, какие ошибки могут быть допущены в рамках каждого этапа и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
Перед использованием чек-листа необходимо провести тестирование. При необходимости внести исправления и дополнения.
Для создания эффективного чек-листа необходимо также учитывать следующие простые советы:
- Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих.
- Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
- Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
- Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: следующее действие должно быть выполнено только после предыдущего.
- Используйте простые и понятные формулировки.
- Если возможно, используйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
- Оставляйте место для дополнений и изменений, чтобы чек-лист имел гибкую структуру.
Чек-лист может иметь различные формы и создаваться на разных носителях. Простейший - на бумаге, но он не эффективен при контроле рабочих процессов на производственном предприятии. Электронные чек-листы лучше для повседневного использования. Варианты электронных чек-листов - в программе Excel, конструкторах чек-листов и других приложениях.
Компаниям, решившим использовать чек-листы, стоит обратить внимание на автоматизированные системы-конструкторы, позволяющие максимально упростить процесс их создания и использования, а также существенно повысить эффективность работы.
Фото: freepik.com