Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Организация закупок является ключевым фактором для успешного бизнеса, независимо от его масштаба. Для малых компаний подобные задачи обычно выполняются руководством и их ассистентами, но с увеличением предприятия такой подход становится неоправданным, поскольку требует слишком большого количества времени и человеческих ресурсов. В таком случае лучшим решением будет автоматизация процесса закупок. В данной статье мы расскажем, что это такое и почему использование автоматизированной системы станет значительным преимуществом для вашего бизнеса.
Автоматизированные закупки – это специальные программы, разработанные для упрощения и оптимизации процессов закупок в предприятии. Главной целью автоматизации является увеличение эффективности работы отдела закупок и всей компании в целом. Автоматизированная система помогает собирать и обрабатывать информацию о закупках, составлять план закупок, формировать договоры и тендерные документы, анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.
Автоматизация закупок позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить сам закупочный процесс на 20-30%. Это также позволяет контролировать работу сотрудников и поставщиков, предупреждая серые операции ради собственной выгоды. Кроме того, организация данных в единой системе позволяет отслеживать всю необходимую информацию по закупкам в одном месте.
При этом автоматизация складского хозяйства, например, в компании "Вимм-Билль-Данн", показала высокие результаты – количество возвратов продукции почти вдвое сократилось, количество обрабатываемых в сутки заказов увеличилось на треть, а показатель точности работ вырос с 77% до 99%.
Однако, недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с новой системой. Компании, занимающиеся внедрением таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с системой, что позволяет справиться с этим недостатком.
В целом, автоматизация закупок – это отличный инструмент для компаний, которые хотят повысить свою эффективность и оптимизировать свой бизнес. Выбор каждой компании остается за ней.
В любой компании процессы автоматизации должны учитывать уникальные бизнес-процессы. Так, системы организации закупок могут быть разными для разных офисов. Например, головной офис может использовать SAP, а его филиал – 1С ERP. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию закупок, необходимо настроить связи между системами, а также доработать их. Если же ограничиться локальными базами данных, то возникнут некоторые недостатки. К примеру, конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена, так как любые базы данных могут стать объектом киберпреступлений. Руководители будут также лишены возможности быстрого поиска информации, включая истории тендеров и отчеты по срокам и результатам, что может серьезно затормозить работу компании.
Кроме того, коммуникации с поставщиками будут проходить по e-mail и телефону, что существенно усложнит ведение истории, а также оставит компанию без доказательств в случае конфликта с партнерами. Также составление документов и писем потребует много времени, так как нет систематизированных шаблонов и типовых бумаг. Поэтому локальные базы данных подходят только для небольших компаний и могут оказаться неактуальными после расширения бизнеса.
На сегодняшний день существуют автоматизированные системы организации закупок, которые устраняют все перечисленные недостатки локальных баз данных. Они являются удобным и безопасным решением проблем, связанных с закупками товаров и услуг, и позволяют существенно повысить продуктивность работы компании.
Внедрение автоматизированных систем способно существенно повлиять на бизнес-процессы компании, однако этот процесс состоит из нескольких этапов.
Вначале специалисты по внедрению должны изучить особенности бизнес-процессов в компании, чтобы грамотно спроектировать и разработать систему, а также учитывать программное обеспечение фирмы, чтобы избежать неполадок в работе системы. Специалисты по внедрению могут подобрать индивидуальное решение для каждой компании.
После установки системы, компания должна обучить сотрудников работе с новой системой закупок. Оптимальный вариант в первое время - запустить ее в тестовом режиме. Это поможет познакомиться с новшеством сотрудникам без спешки и убедиться в ее качестве работы для руководства. Если в компании несколько подразделений, то такую систему необходимо растиражировать на каждое из них.
Специализированные компании, которые помогают в внедрении систем, обладают отделами технической поддержки, где можно получить помощь в случае возникновения вопросов. Главное - выбрать правильного поставщика подобных услуг, чтобы убедиться в качестве их работы.
Фото: freepik.com